Digitaler Helfer zum Jahresende: die Inventur App von Timly

Digitaler Helfer zum Jahresende: die Inventur App von Timly

Zürich, 7. Dezember 2023

Bestandsaufnahme mit dem Smartphone ermöglichen

Die Inventur App bietet eine zeitgemäße Möglichkeit, die unvermeidliche körperliche Bestandsaufnahme im Rahmen der meist am Jahresende anstehenden Inventur durchzuführen. Das Schweizer Unternehmen #Timly hat den Inventur Modus direkt in seine Inventarverwaltung integriert, sodass Firmen keine zusätzliche Hard und Software für die Inventur benötigen. Um Gegenstände rechtssicher zu erfassen, reicht es aus, dessen QR Code mittels in der App integriertem #Barcode #Scanner einzulesen. Dies kann an jedem beliebigen Arbeitsort erfolgen, auch während der normalen Tätigkeit auf der Baustelle oder im #Homeoffice. Die dafür benötige IT Infrastruktur bringt Timly bereits mit.

Die Inventur als jährliche Pflichtaufgabe

Bei der Inventur muss erfasst werden, welche Werte, Schulden und beweglichen, körperlichen Gegenstände zum Stichtag im Eigentum des Unternehmens stehen. Für Arbeitsmittel und Verbrauchsmaterialien soll dies durch Zählen, Wiegen oder Messen erfolgen – auch körperliche Bestandsaufnahme genannt. 

Dabei sind unterschiedliche Verfahren zulässig …

• Die Stichtagsinventur

  • Die körperliche Bestandsaufnahme erfolgt zum Ende des Geschäftsjahres, welches mit dem Ende des Kalenderjahres zusammenfällt.

• Die verlegte #Inventur

  • Es kann ein Zeitfenster von bis zu 3 Monaten vor und 2 Monaten nach dem Bilanzstichtag genutzt werden, um das Inventar körperlich zu erheben. Dann muss allerdings eine Rückrechnung auf den Stichtag möglich sein.

• Die permanente Inventur

  • Wenn in einem Lagerbuch permanent der aktuelle Bestand erfasst wird, kann die körperliche Bestandsaufnahme irgendwann im Jahr erfolgen.

Da eine Inventarsoftware wie Timly den Lagerbestand in Echtzeit verwaltet, ist die Inventur App für alle 3 Formen der Bestandsaufnahme geeignet. Warenbestände und deren Historie bleiben dort nachvollziehbar gespeichert.

Spezialisierte Inventur Software vs. ganzheitliche Inventarverwaltung

Eine der größten Herausforderungen bei der Inventur ist es, den Soll Datenbestand im Vorfeld zu erheben. Nach Durchführung der körperlichen Bestandsaufnahme muss ein Abgleich der tatsächlich ermittelten Werten erfolgen. Mit einer ganzheitlichen Inventarverwaltung sind diese Schritte nicht erforderlich. Darin werden sämtliche Inventargegenstände, Arbeitsmittel und Verbrauchsmaterialien bereits tagesaktuell verwaltet. Damit dies möglich ist, setzt Timly auf eine optimierte IT Infrastruktur, die in dem webbasierten Dienst schon enthalten ist. 

Datenbestände werden zentral auf einem #Cloud #Server gespeichert. Nutzer melden sich über ein beliebiges Endgerät mit Internetverbindung am Server an und haben Zugriff auf die erfassten Daten. Jeder verwaltete Gegenstand erhält einen QR Code, der als Aufkleber angebracht werden kann. Dieser muss zum Aufruf eines Profils nur noch in der Timly App eingescannt werden und Informationen lassen sich an jedem Arbeitsort aktualisieren. Dadurch ist gewährleistet, dass die Soll Bestände jederzeit auf dem neuesten Stand sind. Verbräuche oder Standortwechsel von Maschinen lassen sich direkt vor Ort dokumentieren.

Mit der Inventur App die Bestandsaufnahme vereinfachen

Eine schnelle Erfassung des gesamten Inventars im Unternehmen kann eine logistische Herausforderung bedeuten. Hilfreich dabei ist die Möglichkeit, eine mobile Inventur durchzuführen. Timly hat hierfür die Funktion der Selbstinventur eingeführt. Verantwortliche senden Mitarbeitern die Aufforderung, ihnen zugeteilte Arbeitsmittel zu erfassen. Die Angeschriebenen müssen danach lediglich den Inventur Modus in Timly aktivieren und einmalig die QR Codes ihrer Assets in der Inventur App einlesen. Weitere Schritte sind nicht erforderlich. 

Insbesondere entfällt die Notwendigkeit für Mitarbeiter auf Montage oder im Homeoffice, den Firmenstandort für die körperliche Bestandsaufnahme ihrer Arbeitsmittel aufzusuchen. Da die Inventur App webbasiert ist und im Browser aufgerufen wird, lassen sich auch private Smartphones im Rahmen der Inventur einsetzen. Daten werden dort nur temporär gespeichert – eine feste Installation ist nicht notwendig.

Inventur Software benötigt aktuelle Datenbasis

Einen Sonderfall bei der Inventarisierung stellt zunehmen das IT Asset Management dar. Virtualisierung und Softwarelizenzen, die rein elektronisch verwaltet werden, müssen entsprechend im Netzwerk aufgefunden und auf den aktuellen Stand gebracht werden. Für komplexe Firmennetzwerke gibt es spezialisierte IT Asset Management Software, die Komponenten automatisiert erkennt und Detailinformationen von Servern, Clients und sonstigen aktiven Geräten ausliest. 

Timly hat eine Kooperation mit Lansweeper, einem der führenden Unternehmen für das IT Asset Management, initiiert. Über eine interne Schnittstelle für den Datenaustausch ist es möglich, alle in Lansweeper erkannten Elemente in den Datenbestand von Timly zu importieren. Damit stehen bei der Inventur tagesaktuelle Datenbestände der eigenen IT Infrastruktur zur Verfügung.

Zeitgemäß und rechtssicher: Bestandsaufnahme mit der Inventur App

Je weniger Vorbereitungen zu treffen sind und je intuitiver eine Bedienung der verwendeten #Software Hilfsmittel ist, desto zeitsparender wird die körperliche Bestandsaufnahme im Rahmen der jährlichen Inventur möglich. Eine #Inventur #App, die letztlich auf jedem Smartphone lauffähig ist, schafft wichtige logistische Voraussetzung für die praktische Durchführung. Ist die App – wie im Falle von Timly – in eine ganzheitliche Inventarverwaltung eingebunden, lässt sich die Bestandsaufnahme am einfachsten in normale Arbeitsabläufe einbetten. Mehr …