Lagerverwaltung mit Inventarsoftware: Best Practices

Effiziente Lagerverwaltung durch den Einsatz von Inventarsoftware: Best Practices und Erfolgsgeschichten

• In zahlreichen Unternehmen sorgt das #Software Paket von Timly bereits für die Optimierung von Arbeitsabläufen – mit durchaus unterschiedlichen Ansätzen.

Das Thema Lagerverwaltung beschäftigt Unternehmen aller Größen und Branchen. Dabei geht es nicht immer nur um Problemstellungen in der klassischen Logistik, sondern auch um Beschaffung und Lagerung von Arbeitsmitteln und Verbrauchsmaterialien. Betroffen hiervon sind letztlich alle Abteilungen, sei es die Verwaltung oder die Werkstatt. Die Inventarsoftware des Schweizer Anbieters Timly verfolgt ein eher generisches Konzept. Von Büromöbeln über Fahrzeuge bis hin zu Massenartikeln des täglichen Bedarfs können sämtliche Assets einheitlich erfasst werden. Dadurch entsteht ein zentraler Datenpool, der alle Informationen zu Inventar und Lagerhaltung enthält.

Die Infrastruktur der Software weist einige besondere Merkmale auf, welche als Basis für die ganzheitliche Strategie dienen

Software as a Service (SaaS): Um von möglichst jedem Arbeitsplatz auf den zentralen Datenbestand zugreifen zu können, ist ein performanter Server notwendig. SaaS funktioniert ohne lokale Installation. Dadurch werden nur geringe Anforderungen an die verwendete Hardware gestellt. Grundsätzlich reicht ein beliebiges Endgerät mit Internetverbindung und aktuellem Webbrowser für den Zugriff. Die Server Administration bleibt hingegen Aufgabe des Anbieters.

Web App: Die Benutzeroberflächen von Apps sind so gestaltet, dass eine sinnvolle Bedienung auch von Smartphones mit vergleichsweise kleinen Displays aus möglich ist. Zudem sind Bedienelemente üblicherweise für Touch Gesten optimiert, sodass kaum Eingaben über die Tastatur notwendig sind. Die Umsetzung als Web App beinhaltet eine plattformunabhängige Lauffähigkeit.

QR Codes und Barcode Scanner: Zur Identifizierung müssen Assets über Individualkennzeichen verfügen. Damit deren Eingabe Arbeitsabläufe nicht unnötig verkompliziert, ist die Verwendung von QR Codes eine gebräuchliche Alternative, die ohne manuelle Eingaben auskommt. Das Einlesen der QR Codes kann bei Verwendung von Mobilgeräten mittels der integrierten Kamera erfolgen.

Dynamische Profile:  Stark unterschiedliche Assets weisen entsprechend verschiedenartige Attribute auf. Timly begegnet diesem Problem mit flexiblen Profilen, die wie Schablonen für unterschiedliche Arten von Gegenständen mit den notwendigen Informationsfeldern vordefiniert werden können. Zudem sind Gruppierungen zu Standorten, Oberkategorien, anderen Gegenständen als Container Objekten und auch Zuordnungen zu Personen durchführbar.

Dadurch ist es in der Praxis möglich, dass Unternehmen und auch Behörden aus sehr unterschiedlichen Arbeitsbereichen mit der Inventarsoftware arbeiten.

Die Lagerverwaltung: Definition einer Herausforderung

Vor dem Betrachten konkreter Lösungsansätze soll noch einmal die Frage beantwortet werden, was eigentlich genau eine Lagerverwaltung umfasst. Sie beinhaltet, wie eingangs bereits angerissen, keineswegs nur die Bestände in dedizierten Lagerräumen. Die hauptsächliche Anforderung an die Lagerverwaltung ist es, dass sie abschließend die notwendigen Informationen über Verbrauchsmaterialien, Ersatzteile und auch Handelsgüter enthält.

Das sind maßgeblich …

• Artikelbezeichnung und notwendige Details

• Vorrätige Anzahl

• Standorte/Lagerorte

• Zuteilungen an Personen, Orte oder Projekte

• Historie des Verbrauchs

Es sollte also beispielsweise auch möglich sein, bereits in Kundendienstfahrzeugen oder auf Baustellen befindliche Materialien zu erheben. Nur so kann jederzeit der Gesamtbestand festgestellt werden. Dabei bietet eine Software nur das Gerüst für eine digitale Lagerverwaltung. Die Anwendung hängt vom Konzept der Lagerhaltung im Unternehmen ab.

Mit Software die Lagerverwaltung immer im Blick haben. Foto: Timly Software AG

Aufgabengebiet Lagerverwaltung – Software benötigt universelle Funktionalitäten

Der Gewerbehof Hafen & Hof aus Berlin dient als Beispiel für einen sehr universellen Ansatz. Das Unternehmen vereint eine Vielzahl an unterschiedlichen Betrieben, etwa mehrere Busbetriebe, eine Nutzfahrzeugwerkstatt, ein Bootshaus mit Werft und einige touristische Einrichtungen. Entsprechend heterogen sind die Lagerbestände, die zur Aufrechterhaltung des täglichen Geschäfts mit Schwerpunkt des Facility Managements notwendig sind.

Genutzt wird dabei die Container Funktion von Timly: die unterschiedlichen Bereiche, etwa Räume, Lager und auch Boote werden ihrerseits erfasst und mit QR Codes versehen. Notwendige Informationen sind zusätzlich als Dokumente hinterlegt. Fest zugeteilte oder auch verbaute Inventargegenstände, Arbeitsmittel und Verbrauchsmaterial lassen sich nun den verschiedenen Container Objekten zuweisen. Die Ein und Ausbuchung funktioniert für die Mitarbeiter auf dem Gelände per App und Barcode Scanner. Hierdurch ist zugleich der Verbleib und Verbrauch von Assets dokumentiert.

In der Lagerverwaltung #App einsetzen als zeitgemäße Lösung

Die Schwizer Haustechnik AG ist ein typisches mittelständisches Unternehmen aus dem Bereich des Handwerks mit Sitz in Gossau, im Schweizer Kanton St. Gallen. Ein Großteil der Dienstleistungen wird vor Ort, beim Kundendiensteinsatz oder auf der Baustelle erbracht. Neben der digitalen Werkzeugverwaltung verwenden die Mitarbeiter #Timly für die Erfassung von Betriebsmitteln und Materialien. Durch den hohen Anteil der Arbeit abseits des Betriebssitzes wird das #Smartphone mit der Web App sozusagen zu einem weiteren alltäglichen Werkzeug der Angestellten.

Lagerbestände von Ersatzteilen können so ohne zusätzliche Kommunikation aus der Distanz abgefragt werden. Zuteilungen an Monteure lassen sich bei der Ausgabe ebenfalls am Smartphone eintragen.  Für die jährliche Inventur nutzen die Verantwortlichen von Schwizer den Umstand, dass sämtliche Bestände bereits erfasst sind. Die Software kann hierzu in einen Inventur Modus gesetzt werden. Dann reicht das Einscannen der vergebenen Barcodes für die Registrierung.

Exkurs: QR Code, RFID Etiketten & Co.

Die Art der Kennzeichnung von Assets spielt eine zentrale Rolle. Das Einlesen muss bei unterschiedlichen Witterungs und Lichtverhältnissen fehlerfrei möglich sein. Gängig sind 2 Verfahren.

1. QR Codes

   1. Die sogenannten Quick Response Codes verfügen über eine integrierte Fehlerkorrektur. Fehlscans, wie sie bei Strichcodes häufig vorkommen, werden dadurch minimiert. Zudem lassen sich sehr platzsparende Barcodes erstellen, die beispielsweise nur Abmessungen von rund 10 Millimetern Seitenlänge aufweisen. Die Kosten für entsprechende Aufkleber sind überschaubar, sodass auch die Kennzeichnung von Massenartikeln infrage kommen kann.

2. #RFID Etiketten

   1. Im Gegensatz zu QR Codes ist beim Einsatz der RFID Technologie keine aktive Handlung des Anwenders erforderlich. Daten werden kontaktlos, per Funk übertragen. Ein sogenannter Transponder (auch: Tag) wird an einem Gegenstand befestigt. RFID Lesegeräte erkennen, wenn ein Tag in Reichweite ist und registrieren so Zu und Abgänge.

Auch auf mobilen Devices immer den Überblick behalten. Foto: Timly Software AG

Bei der Lagerverwaltung Aufgaben durch Software vereinfachen

Die Firma Holzbau Buhlmann aus dem Schweizerischen Mönthal kennzeichnet im Lager am Firmensitz Holzelemente systematisch mit QR Codes. Dadurch sind Zuteilungen und Verbleib der zum Teil hochwertigen Rohstoffe permanent nachvollziehbar. Eine manuelle Erfassung und Dokumentation in der Lagerverwaltung sind somit nicht mehr notwendig. Für die spätere Abrechnung wird jedes Bauprojekt zudem als Container Objekt in der Inventarsoftware angelegt. Auf diese Weise ist die Ausbuchung direkt an den jeweiligen Kunden möglich und später rechtssicher nachvollziehbar.

Spielräume bei der Lagerverwaltung nutzen

Der Einsatz von Lagerverwaltung Software kann mehr bewirken als eine reine Stückzahlkontrolle. Verbrauch, Historie, aber auch die Anbindung eines Informationsaustauschs, sind Möglichkeiten, die bei der Einführung einer digitalen Lagerhaltung integriert werden können. Hier sind der Fantasie kreativer Praktiker vor Ort wenig Grenzen gesetzt.