Payroll-Management – so finden Unternehmer die richtige Software

Welche Payroll-Software ist die Beste?

Naturgemäß stellt die korrekte Lohnabrechnung für die Personalabteilung in Unternehmen den höchsten Aufwand dar. Ausgereifte Softwarelösungen können helfen, den Aufwand in überschaubaren Grenzen zu halten. Darüber hinaus weisen leistungsstarke Payroll-Programme eine Vielzahl von Funktionen auf, die dabei unterstützen, das System der Entgeltabrechnung in wichtige Unternehmensprozesse wie das HR-Management, Controlling und die Arbeitszeiterfassung einzubinden.

Wir stellen die wichtigsten Kriterien für den Vergleichstest vor, damit Unternehmen schnell zum passenden Payroll-System gelangen.

Was bedeutet Payroll überhaupt?

Unter Payroll werden alle Prozesse zusammengefasst, die sich mit der Entgeltabrechnung beschäftigen. Etymologisch verweist der Begriff auf das Dokument, das Beschäftigte als Gehaltsnachweis erhalten. Wie bei vielen anderen Worten hat sich der Begriff von seiner ursprünglichen Bedeutung emanzipiert und wird im übertragenen Sinne für die gesamte Lohnabrechnung beziehungsweise für entsprechende Programme wie die eGecko Payroll Software verwendet. Im deutschen Sprachraum hat sich der Begriff Payroll inzwischen etabliert, sodass er als Synonym zur Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung genutzt werden kann.

Funktionsvielfalt und Spielraum für #Wachstum

Zunächst ist es wichtig, den Funktionsumfang der Payroll #Software mit den Bedürfnissen des eigenen Unternehmens in Einklang zu bringen. Anbieter werben gern mit vielen Funktionen, aber nicht alle werden benötigt. Vor allem kleine Unternehmen, die am Anfang ihrer Entwicklung stehen, brauchen nicht sehr viele Funktionen. Sie kommen anfangs mit einigen grundlegenden Funktionen wie die Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Urlaubstagen und Krankheitstagen, die direkte Einzahlung der Bezüge, die Erstellung notwendiger Dokumente und die Integration mit Softwarelösungen für die Buchhaltung aus.

Gleichzeitig ist es wichtig, darauf zu achten, dass das Programm Spielraum für Wachstum lässt, sodass das Payroll-System durch neue Funktionen und größere Datenmengen mitwachsen kann. Sonst gelangt man schnell an einen Punkt, an dem das Programm an seine Grenzen kommt und ein Anbieterwechsel unumgänglich wird.

Welche Erweiterungen sind möglich?

Bei der Möglichkeit, mit seiner Softwarelösung mitzuwachsen, sprechen Fachleute gern von Skalierbarkeit. Typisch dafür sind zunächst unterschiedliche Leistungspakete, die beispielsweise Basispaket, Paket für Fortgeschrittene und Premiumpaket heißen. Auf diese Weise lassen sich neue Funktionen und größere Speichermengen bequem dazu buchen, wenn die Voraussetzungen gegeben sind.

Außerdem zeigt sich Skalierbarkeit darin, dass sich das Angebot an Funktionen und Speicherkapazität am Bedarf anpassen lässt, sodass konsequent nach empfangener Leistung gezahlt werden kann. Diese Flexibilität können nur Cloud-Lösungen bieten.

Benutzerfreundliche Programme machen Mitarbeiter schnell und effizient

Beim Umgang mit IT ist seit Jahren ein Paradigmenwechsel zu beobachten. Nicht mehr der Mensch hat sich der Software anzupassen, sondern die Software dem Menschen. Auch der Wert von IT-Programmen wird daran bemessen, wie gut dieses Anliegen gelingt. Für den Betriebsalltag bieten benutzerfreundliche Lösungen viele Vorteile. Neue Mitglieder kommen schneller mit dem System zurecht und können mit ihm schneller sowie effizienter arbeiten.

Ferner verbessern Programme, die sich an den Bedürfnissen der Beschäftigten orientieren, die Mitarbeiterzufriedenheit spürbar. Benutzerfreundliche Softwarelösungen zeichnen sich durch eine übersichtliche Menüführung, logische Ordnung und die Konzentration auf das Wesentliche aus. Wenn dennoch im Laufe der Benutzung Herausforderungen auftreten, bieten sie mit einer Suchfunktion, smarten Assistenten, FAQ und Lexika Hilfe zur Selbsthilfe.

Integration in Schnittstellen

Eine weitere Trendwende ist in Bezug auf die Einheitlichkeit von Softwarelösungen zu beobachten. Gute Programme werden zunehmend daran gemessen, dass sie die Steuerung und Verwaltung von Aufgaben und Prozessen aus einer Hand anbieten. Dies ermöglicht einen reibungslosen Workflow, während sich Insellösungen in der Praxis regelmäßig als Bremsklötze erweisen. Im Betriebsalltag erscheinen damit verbundene Kompatibilitätsprobleme eher als Regel denn Ausnahme.

Einheitliche Softwarelösungen zeichnen sich dadurch aus, dass sie möglichst viele Geschäftsprozesse abdecken. Bei Payroll-Programmen können dies neben Buchhaltungsfunktionen Anwendungen für die Personalabteilung, Zeiterfassung, Recruiting und #Controlling sein. Typische Schnittstellen sind für Payroll-Softwarelösungen die Anwendungen Elster, Datev und Dakota sowie Zugriffe für die GKV, die Arbeitsagentur und den Steuerberater.  

Compliance und #Datenschutz

Datenschutz wird in Deutschland großgeschrieben, und die den Unternehmen abverlangten Sicherheiten erstrecken sich ebenso auf die genutzten Programme. Unternehmen sollten darauf achten, dass die für Deutschland und die EU gültigen Datenschutzgesetze eingehalten werden. Zur Compliance gehört die Berücksichtigung der Arbeitsschutzgesetze mit Blick auf die zulässige Höchstarbeit sowie die Berücksichtigung von Zuschlägen für Sonntage und Feiertage, Nachtarbeit, Überstunden, gefährliche Arbeit sowie Schlechtwettergeld, wenn draußen gearbeitet wird.