Was sind Raumbuchungssysteme?

Was ist ein Raumbuchungssystem?

Ein Meetingraum Buchungssystem ist eine Softwareanwendung oder ein Dienst, der den Mitarbeitern einer Organisation erlaubt, Besprechungs- oder andere Räume in ihrem Büro zu buchen. Diese Lösung hat das Ziel, den Buchungsprozess innerhalb des Unternehmens zu verbessern und zu optimieren.

In der Praxis sollten Sie Ihr Raumbuchungssystem nahtlos mit anderen Arbeitsplatztechnologien synchronisieren. Jeder Besprechungsraum sollte einen Bildschirm außerhalb des Raums haben, der mit der Software verbunden ist und einen Kalender anzeigt, wer ihn reserviert hat und wann. Eine gute Raumbuchungssoftware ermöglicht es den Mitarbeitern nicht nur, einen Raum von der Buchungsoberfläche aus zu reservieren, sondern auch von ihren Computern und mobilen Geräten aus.

Vorteile eines Raumbuchungssysteme

Raumbuchungssysteme vereinfachen den Reservierungsprozess. In einer von CBRE durchgeführten Umfrage gaben 85% der Befragten an, dass sie ein Meetingraum Buchungssystem verwenden.

Die Verwendung eines Raumbuchungssysteme bietet mehrere Vorteile. Zum Beispiel kann es Ihnen helfen:

Die Nutzung und Verfügbarkeit von Räumen in Echtzeit zu verfolgen

Personen können Räume sehen, die zur Nutzung offen sind, und entsprechend planen. Raumbuchungssysteme können Arbeitgebern helfen, doppelte Belegungen von Büroflächen zu vermeiden und die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern. Mitarbeiter verbringen weniger Zeit damit, einen Raum zu suchen, wenn sie sicher sind, dass sie den Platz, den sie in einem Meetingraum Buchungssystem reserviert haben, nutzen können.

Menschen können ein Raumbuchungssystem verwenden, um Besprechungen zu planen und andere zu Brainstorming-Sitzungen, wöchentlichen Schulungssitzungen für Mitarbeiter und andere wichtige Besprechungen einzuladen. Die Reservierung eines Raums nimmt das Rätselraten darüber, wo die Besprechungen Ihres Teams stattfinden werden.

Das Beste aus Ihrem Büroraum herausholen

Auch wenn Personen einen Raum für eine Besprechung reservieren, können sich Pläne ändern. Vielleicht haben einige Teilnehmer beschlossen, an diesem Tag von einem anderen Ort aus zu arbeiten, oder die Besprechung wurde verschoben. Ein Raumbuchungssystem, das Personen daran erinnert, sich einzuchecken, stellt sicher, dass die Mitarbeiter tatsächlich den von ihnen reservierten Raum nutzen. Und wenn sie vergessen oder den Raum nicht mehr benötigen, sollten andere im Büro ihn stattdessen nutzen können. Ein Raumbuchungssystem kann ungenutzte Räume freigeben, indem es die Reservierung freigibt, wenn sich niemand nach Beginn der Besprechung eincheckt.

Planen Sie für aktuelle und zukünftige Anforderungen

Behalten Sie mit den Arbeitsplatzanalysen aus Ihrem Raumbuchungssystem im Auge, wann und wie Mitarbeiter Büroräume nutzen. Dies ist weitaus besser als der Versuch, Daten manuell in Tabellenkalkulationen zu verfolgen oder überhaupt keine Daten zu haben. Wenn Sie wissen, welche Räume wann genutzt werden, können Sie Ihre Immobilienanforderungen planen.

Funktionen, auf die Sie in dem besten Besprechungsraum-Buchungssystem achten sollten

Ihr Reservierungsprozess für Besprechungsräume sollte genauso flexibel sein wie Ihr Arbeitsplatz. Wenn Sie sich nach dem richtigen System umsehen, sollten Sie Funktionen in Betracht ziehen, die es einfach machen, Besprechungen zu buchen, umzuplanen und abzusagen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr System für die Mitarbeiter einfach zu bedienen ist. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, zusätzliche Aufgaben auf die ohnehin schon vollen Ihrer Mitarbeiter zu legen! Behalten Sie die Bedürfnisse der Mitarbeiter im Blick, während Sie diese drei Funktionen bewerten:

• Nutzungsanalyse des Raums – Buchen Ihre Mitarbeiter normalerweise Besprechungen im Voraus oder werden ad hoc Versammlungen abgehalten? Wie viele Personen nehmen in der Regel an einer Besprechung teil? Wie oft werden Besprechungen durchgeführt oder abgesagt? Diese Daten können Ihre Arbeitsrichtlinien und Büroentscheidungen beeinflussen. Wenn Ihre Räume beispielsweise untergenutzt sind, möchten Sie vielleicht einige Besprechungsräume in offene Arbeitsbereiche umwandeln. Wenn Ihre Räume überbucht sind, möchten Sie möglicherweise andere Bereiche in Besprechungsräume umwandeln oder mehr hybrides Arbeiten fördern.

• Benutzerfreundliche Funktionalität – Sie möchten, dass Ihr System so einfach wie möglich zu bedienen ist. Es sollte das Mitarbeitererlebnis verbessern und nicht stressiger machen. Schaffen Sie ein nahtloses Erlebnis mit Funktionen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, sich in den Raum einzuchecken, um die Besprechung zu beginnen, sie frühzeitig zu beenden, um Buchungsslots freizugeben, und Besprechungen von unterwegs aus zu buchen oder zu ändern.

• Anzeige des Zeitplans – prüfen Sie die Anzeigemöglichkeiten Ihres Systems. Die Bildschirme in Besprechungsräumen sollten leicht lesbar und intuitiv verständlich sein. Zum Beispiel könnte der Bildschirm im Besprechungsraum farbige Indikatoren haben, um den Status anzuzeigen: rot für belegt, grün für verfügbar. Er sollte auch einen Zeitplan der bevorstehenden Besprechungen anzeigen, damit Buchende einen freien Raum für eine zukünftige Besprechung finden können.

Wie wird Unspot bei der Organisation der Buchung von Besprechungsräumen helfen?

Unspot bietet eine innovative Lösung zur Organisation von Besprechungsräumen und zur Vereinfachung des Buchungsprozesses. Mit Unspot können Sie ganz einfach Besprechungsräume in Ihrem Unternehmen verwalten und effizient nutzen.

Dank Unspot haben Sie die Möglichkeit, die Nutzung Ihrer Besprechungsräume genau zu verfolgen. Sie können Informationen darüber erhalten, wie oft die Räume gebucht werden, wer sie nutzt und wie lange sie genutzt werden. Diese Daten helfen Ihnen, Ihre Raumauslastung zu optimieren und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.