Einen unvergesslichen Event schaffen, mit guter Planung zum Erfolg

Einen unvergesslichen Event schaffen, mit guter Planung zum Erfolg

Damit eine Veranstaltung ein voller Erfolg werden kann, bedarf es einer gut durchdachten Planung. Um Fehler zu vermeiden, muss man auf viele Punkte achten. Was sind die wichtigsten Punkte bei der Eventplanung? Wie kann man gängige Fehler vermeiden? Und was macht eine gut durchdachte Planung aus?

#Teilnehmer und #Location

Eins der wichtigsten Dinge, um das sich bei der Eventplanung früh gekümmert werden muss, ist die Auswahl der Location. Um eine passende zu finden, sollte man sich erst einmal bewusst sein, wie viele Menschen beim Event anwesend sein werden. Denn die Location sollte für die entsprechende Teilnehmerzahl ausgelegt sein. Mit dem Inhaber sollte dann abgeklärt werden, was möglich ist, was darf und was nicht darf. Zum Beispiel ob Musikanlagen und Mikrofone zur Verfügung stehen oder wie lang die Veranstaltung gehen darf beziehungsweise ob auf die Lautstärke geachtet werden muss. Die Location sollte demnach bestimmte Eigenschaften aufweisen, damit sie für das geplante Event infrage kommen kann. Man sollte bei der Locationauswahl auch zukünftige Events im Hinterkopf behalten. Würde sich die Location nicht nur für ein, sondern auch für mehrere Veranstaltungen anbieten, ist es sinnvoll, sie langfristig zu sichern. Entscheidet man sich für eine #Outdoor #Location, sollte man sicherheitshalber eine Alternative in der Hinterhand haben. Das Wetter kann einem in letzter Sekunde immer einen Strich durch die Rechnung ziehen. Daher ist es wichtig, sich früh genug um einen bzw. zwei geeignete Orte für den #Event zu kümmern und diese zu reservieren.

Bei der Auswahl der Teilnehmer kommt es zunächst auf die Menge an. Die Besucherschaft sollte nie zu groß sein, da das Event dann eher anonym ist und keinen richtigen vertrauten Aspekt bieten kann. Daneben ist es sinnvoll, nicht immer die gleichen Gäste einzuladen. Bei Business Events kommt es oft darauf an, eine abwechslungsreiche Teilnehmerschaft bei hintereinanderliegenden Events zu haben. Neben alteingesessenen Mitgliedern, sollten auch potenzielle zukünftige Mitglieder sowie Partner eingeladen werden. Save the Date Karten beizehungsweise E Mails oder Einladungen sollten vor der Locationsuche verschickt werden, damit man sich eine Übersicht machen kann, wie viele Gäste anwesend sein werden. Mit dieser Zahl kann man dann eine entsprechende Location finden.

Eine durchdachte Programmplanung

Vor dem anstehenden Event sollte das Programm ausgiebig geplant werden. Die Ankunftszeit sollte großzügig vor dem Beginn bzw. der offiziellen Begrüßung eingeplant werden. Auch die Endzeit sollte in einem bestimmten Zeitraum angesiedelt sein, da sich das Ende immer nach hinten raus verzögern kann. Alle Programmpunkte sollten insgesamt eine sinnvolle Reihenfolge haben. Und genauso wichtig ist es, dass es zwischenzeitlich immer wieder Leerlaufzeiten gibt, in denen sich die Gäste willkürlich miteinander unterhalten und connecten können. Das Programm darf nicht überlastet sein. Nach einem Slot, in dem gegessen wird, sollte nicht direkt ein aktiver Programmpunkt stehen. Es wäre eher ratsam, nach dem Essen eine Pause einzulegen oder einen Programmpunkt, bei dem sich die Gäste passiv verhalten können, wie zum Beispiel beim Anschauen eines Videos oder einem kurzen Vortrag. 

Es lohnt sich, eine Liste zu erstellen, damit man bei der Planung nicht den Überblick verliert und wirklich jeden geplanten Punkt einkalkulieren kann. Auf dieser Liste kann man dann auch notieren, ob eventuell Material für ein Programm benötigt wird und wer der Moderator davon sein wird. Denn oftmals gibt es bei einem Event mehrere Moderatoren oder Gastgeber. Arrangiert man einen oder mehrere Moderatoren, sollte man diesen auch genügend Zeit geben, sich auf das Event vorzubereiten. Ein Moderator sollte alle nötigen Informationen erhalten, damit er sich auf das Publikum einstellen und deren Erwartungen entsprechend moderieren kann. Auch das ist wichtig. Bei jüngeren Gästen kann man schließlich meist viel lockerer und offenere reden und das wird auch erwartet, als bei älteren Gästen, bei denen man eventuell sogar langsamer sprechen muss. Zuletzt darf auch auf jedem guten Event kein Fotograf fehlen.

Die Gestaltung nicht vergessen

Zu der Gestaltung des Events gehört alles mögliche Material, wie #Essen, #Getränke, #Deko und #Marketing. Es darf nicht an Werbeplakaten und Bannern fehlen. Auch die Deko sollte passend zum Event ausgesucht und rechtzeitig bestellt werden. Doch das wichtigste ist, dass das Essen und die Getränke frühzeitig geplant werden. Sobald man sich Teilnehmerzahl und Location sicher ist, sollte man sich um die Verpflegung kümmern. Eine gewisse Auswahl sollte angeboten werden, aber auch keine zu große. Beim Essen kommt es vor allem darauf an, auch Intoleranzen zu berücksichtigen sowie vegetarische und vegane Gäste. Bei den Getränken sollte eine gute Mischung alkoholischer und alkoholfreier Getränke vorhanden sein. Es muss großzügig geplant werden, trotzdem sollte am Ende nicht zu viel übrig bleiben. Daher muss man ein gutes Mittelmaß finden. Dazu bietet sich die Absprache mit Hotel oder Lieferant an, die schon mehr Erfahrungen haben.

Fazit

Möchte man ein unvergessliches Event planen, kommt es vor allem auf ein gutes Zeitmanagement an. Doch auch die Erwartungen der Gäste müssen erfüllt werden. Teilnehmerzahl und Location sollten so früh wie möglich feststehen, damit alles Weitere geplant werden kann. Das Programm des Abends oder Tages sollte abwechslungsreich und großzügig eingeteilt werden. Bei der Gestaltung kommt es auf die Beschaffung von Essen, Getränke, Dekomaterial und Marketingmaterial an. Hierbei muss auch auf den Zeitaspekt sowie eine gute Abwechselung geachtet werden. Sofern alles frühzeitig geplant wird und es im besten Fall bei einigen Punkten sogar einen Plan B gibt, kann einem erfolgreichen Event nichts mehr im Weg stehen.

Autoren: Alexander Schungl und Tanja Hacker sind CEOs und Gründer vom Premium Leaders Club. Der Business Club stellt ein umfangreiches Netzwerk aus verschiedenen Experten dar und bietet regelmäßig verschiedene Events an.