Canon: Mit dem Therefore Datev Konnektor das Rechnungswesen optimieren

Canon: Mit dem Therefore DATEV Konnektor das Rechnungswesen optimieren

• Canon Therefore Information Management Lösung mit neuer Schnittstelle zur Datev
  
  
• Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen über Scanner, Multifunktionssysteme oder per Mail und andere Erfassungsschnittstellen
  
  
• Flexible, automatische KI-gestützte Rechnungserkennung in der Cloud
  
  
• Einfach einzurichtende Genehmigungsworkflows
  
  
• Prüfung der Belege und Übergabe inklusive der Buchungsdaten an DATEV

29. November 2021

Datev ist der bedeutendste europäische Dienstleister mit Lösungen für das Rechnungswesen, die Personalwirtschaft und die Finanzbuchführung, die als Standard in der deutschen Wirtschaft gelten und in der Mehrheit der Unternehmen zum Einsatz kommen. Der Flaschenhals ist jedoch oft die schnelle und vor allem korrekte Eingabe und Indizierung von Buchungsbelegen. Hier wird viel Zeit und Manpower investiert, da bei den unterschiedlichsten Belegformaten, -layouts und Inhalten eine wirklich fehlerfreie, automatisierte Erkennung aller wichtigen Belegbestandteile nicht garantiert werden kann. Genau an dieser Stelle setzt das Therefore Information Management System mit dem #Datev Konnektor als perfekter Startpunkt für die automatische, #KI-gestützte Erfassung von Belegen an. Therefore, das von Canon unterstützte Unternehmen mit Sitz in Österreich, ist auf die Entwicklung von Workflowlösungen spezialisiert, die speziell für den Einsatz mit Canon Systemen entwickelt werden. 

Immer wieder werden bei der Belegverarbeitung in der Finanzbuchhaltung Adressen, Rechnungs- oder Lieferscheinnummern, Zahlungsmodalitäten, Termine und Bankdaten nicht eindeutig oder nur teilweise erfasst oder nicht korrekt zugeordnet. Der erste Schritt zu einer perfekten Lösung sind #Canon Dokumentenscanner oder Multifunktionssysteme für optimale Scans. Sind die Rechnungen einmal erfasst oder digital eingelesen, werden die Rechnungsinhalte über die KI in Therefore erfasst, automatisch extrahiert, indiziert und zugeordnet. 

Der gesamte Prozess ist denkbar einfach. Rechnungen werden via Mail oder andere Erfassungsschnittstellen in Therefore integriert. Dort werden alle relevanten Daten nach definierten Vorgaben ‒ und verbessert durch den Selbstlernprozess der KI ‒ ausgelesen. Danach wird innerhalb des Workflows die Rechnung geprüft und freigegeben. Es folgt nun die einfache Weitergabe des fehlerfreien Belegs an die Datev Software.

Innerhalb eines automatischen, frei gestaltbaren Therefore Genehmigungs-Workflows gewährleisten rechtssichere und zeitsparende Prozesse korrekte Daten. Diese werden dann durch die von der DATEV zertifizierten Schnittstelle an das Rechnungswesen-Programm der Datev übermittelt.

Noch mehr Komfort durch kluge Kombination

Wer die Lösung »DATEV-Unternehmen online« verwendet, kann durch die Kombination von Therefore oder Therefore Online und Datev Konnektor wichtige Vorteile nutzen. Zusätzlich zur automatischen, KI-gestützten Belegerkennung und Übertragung an Datev kann ein komplett digitaler Freigabe-Workflow genutzt werden. Desweiteren besteht die Möglichkeit der Archivierung begleitender Dokumente wie beispielsweise Schriftverkehr, Lieferscheine, Bestellungen oder Verträge. Im Therefore Dashboard sind alle Rechnungen, die sich in Bearbeitung befinden, mit Details wie Laufzeit, Beträgen und Zuständigkeiten übersichtlich abgebildet. Auf abgesicherte Informationen kann immer und überall zugegriffen werden, denn Therefore und Therefore Online sind auf das hybride Arbeiten ausgelegt ‒ ob im Büro, im Home-Office oder in der Community.

Voraussetzung

Für die Nutzung des Datev Konnektors für Therefore wird der DATEVConnect Dienst auf dem Datev System des Kunden eingerichtet. Die Einrichtung kann von Canon oder einem Canon Partner vorgenommen werden.

Vorteile im Überblick

Optimierter Workflow der Belege

• Erfassung und Prüfung von Buchungsbelegen
  
  
• Freigabe-Workflows
  
  
• Automatische Erstellung von Buchungsvorschlägen
  
  
• Individuelle Berechtigungskonzepte
  
  
• Automatische Belegerkennung
  
  
• Klassifizierung der Belege
  
  
• KI-gesteuerte Extraktion von Beleginhalten mit Smart Capture
  
  
• Zuordnung der Belege zum Freigabe-Workflow
  
  
• Selbstlernende Belegerkennung

Datev-Schnittstelle

• Erstellen von fertigen Buchungsstapeln, die ohne Zusatzarbeit in Datev Rechnungswesen verarbeitet werden
  
  
• Optionaler Beleg-Link zum Belegbild der Rechnung in Datev Unternehmen #online
  
  
• Zugriff auf Datev-Stammdaten in Echtzeit via DatevConnect