Front- und Backoffice im Jobcenter in Halle: optimierte Abläufe durch neue Raumaufteilung

Auf Fluren herumirren und Raumnummern suchen war gestern – wer einen Termin beim Jobcenter des Kreises Gütersloh in Halle (Westfalen) hat, wird von der Beraterin oder dem Berater direkt an der Eingangstür in Empfang genommen. Die Wege sind kurz: Alle publikumsrelevanten Bereiche – das sogenannte Frontoffice – befinden sich im Erdgeschoss. Die Umbaumaßnahmen für die neue Raumaufteilung hatte das Jobcenter zu Beginn der Corona-Pandemie eingeleitet. Ziel war es, den Bewerbenden unter Einhaltung geltender Hygienestandards weiterhin eine qualifizierte und sofern möglich auch eine persönliche Beratung vor Ort anbieten zu können. Damit wird am Standort in Halle (Westfalen) bereits das neue Front- und Backoffice Modell gelebt, so wie es auch später im Jobcenter-Neubau in Gütersloh eingerichtet werden soll.
 
Dort, wo jetzt der neue Seminarraum entstanden ist, waren vor einigen Wochen noch Büros. Dann hieß es: Zwischenwand einreißen, Schallschutzdecke ziehen, Fußboden neu verlegen und Elektrik installieren. Zuvor mussten die Büroräume zwei Etagen nach oben verlegt werden. »Wegen der Corona-Pandemie durften wir in den Büros keine Beratungen mehr durchführen. Im sogenannten Frontoffice wurden daher neue Räume geschaffen, damit die entsprechenden Hygienemaßnahmen eingehalten werden können«, erklärt Jürgen Blomeier von der Abteilung Arbeit und Ausbildung des Jobcenters. Denn eins stand von Anfang an für das Berater-Team fest: »Wenn die Bewerber einen persönlichen Termin wünschen, möchten wir das auch weiterhin ermöglichen«, betont Daniela Mende-Gburrek, Abteilung »Materielle Hilfen«. Dies sei besonders bei der Erstberatung wichtig, um sich gegenseitig kennenzulernen und die weitere Vermittlungsbasis zu schaffen.

Direkt in der Nähe des Eingangs im Erdgeschoss wurden dafür vier Beratungsräume eingerichtet, die die Jobcenter-Mitarbeitenden für entsprechende Gespräche buchen können. Dazu kommt der neue Seminarraum. Hier können nicht nur interne Besprechungen stattfinden, sondern Antragsstellende absolvieren dort Trainingsmaßnahmen wie beispielsweise die Bewerbung-Schulung. Diese dauert sechs Wochen. Normalerweise dürfen hier acht Personen mitmachen – aufgrund der Pandemie ist dies derzeit auf drei beschränkt. »Die Gruppenschulungen sind sehr erfolgsversprechend. Die Bewerberinnen und Bewerber motivieren sich gegenseitig und entwickeln mit Unterstützung der Kursleitung ihr eigenes Konzept, um ihr individuelles Ziel zu erreichen«, erläutert Blomeier.

Mit der Fertigstellung des Seminarraumes Anfang August ist die Baumaßnahme abgeschlossen. »Wir möchten den Bewerbenden einen möglichst unkomplizierten, qualifizierten und individualisierten Service bieten. Dazu gehört ein reibungsloser Ablauf. Und der beginnt bereits bei der räumlichen Orientierung im Jobcenter«, betont Dezernent Fred Kupczyk.

Um die Abläufe stetig zu optimieren setzt das Jobcenter des Kreises Gütersloh auf Digitalisierung. Das erleichtere nicht nur die interne Arbeit, sondern biete auch neue Möglichkeiten für maßgeschneiderte Beratungsangebote. Insbesondere jüngere Bewerberinnen und Bewerber, die eine Ausbildung suchen, nähmen Online-Dienste wahr.